Сегодня идет процесс переведения архивов в электронный вид, создания электронных баз данных. Естественно, возникает проблема уничтожения документов. Сжигать бухгалтерские, офисные и другие бумаги – это не лучший выход, ведь для этого нужны специальные, безопасные места, да и при сжигании окружающая среда загрязняется вредными веществами. На свалку выбрасывать деловые бумаги с истекшим сроком хранения запрещено законом, ведь в них может быть секретная информация, личные данные, не подлежащие разглашению.
Услугу безопасной для экологии утилизации архивных документов следует заказывать в специализированных компаниях, профессионально занимающихся этим трудоемким делом. Квалифицированные сотрудники оперативно разгружают места хранения деловых бумаг, освобождая пространство под создание нового архивного фонда. Компании по утилизации документации имеют возможность уничтожения документов на любых носителях: на бумаге, в том числе с твердым переплетом, на дисках, дискетах, флеш — картах, пластиковых картах. Утилизация архивов проводится на основании официального договора и соглашения о неразглашении конфиденциальной информации.
Упаковка, погрузка и вывоз архивных документов
Утилизация архивов начинается с их упаковки, погрузки в спецмашины и транспортировки в место уничтожения. При этом заказчик следит, чтобы среди вывозимых бумаг не было материалов, не подлежащих переработке (картона, целлофана, пленок, кожи, стеклянных элементов и тому подобного). Также важен показатель влажности бумаг. Если заказчик ограничен во времени, он может заказать в компании по утилизации архивных носителей услугу по приведению бумаг в соответствующий вид.
Вывоз архивных носителей для их дальнейшей утилизации осуществляется с соблюдением режима конфиденциальности. Оплачиваются услуги после подписания акта выполненных работ.
Популярные виды уничтожения документов
К современным методам утилизации различного рода документации относятся:
- измельчение шредером – механический высокопроизводительный способ быстрого измельчения бумаг;
- сжигание носителей информации – позволяет ликвидировать за один прием большой объем документации, которая не подлежит восстановлению, для чего используются спецплощадки, котельные, высокотемпературные печи; недостаток метода – наносит вред экологии;
- химическая обработка документации реактивами (самый надежный метод утилизации);
- захоронение (закапывание в землю) – метод считается ненадежным;
- прессование;
- утопление;
Наиболее экологически чистыми, не загрязняющими природу, финансово выгодными и законными методами являются шредирование и химическая утилизация.
Если клиент заинтересован в уничтожении архивных материалов на своей территории, он может найти компанию, предоставляющую услугу по уничтожению документов с выездом к заказчику. Такие компании имеют в своем распоряжении мобильный шредер – грузовик с утилизирующим (измельчающим документацию) оборудованием. Бумажные отходы после прессовки отправляются на вторичную переработку.
Нюансы утилизации секретных и конфиденциальных документов
В отличие от обычных архивных бумаг секретная документация подлежат уничтожению по истечению определенного законом срока хранения. Непосредственно ликвидация секретных и конфиденциальных документов проводится в специально созданных для этого государственных ведомствах. Перед процедурой архивная документация подвергается экспертизе, составляется акт о ликвидации, завизированный подписью руководителей и мокрыми печатями. Утилизация выполняется на основе разрешения уполномоченных на то государственных органов. Секретные бумаги утилизируются самым надежным способом – химическим, стопроцентно уничтожающим документацию.
заказать услугу
